¿CÓMO puedo VIGILAR a mis EMPLEADOS?

Monitorear las actividades de los empleados en el trabajo puede ser un equilibrio delicado. No desea entrometerse en la vida personal de las personas, pero también debe proteger los activos y la reputación de su negocio.

Muchos dueños de negocios son reacios a monitorear las actividades de los empleados, como el uso de la computadora, la proximidad física entre los empleados, los hábitos de conducción o la actividad en las redes sociales. Sin embargo, una actitud indiferente hacia tales problemas puede dañar su negocio.

¿Qué tanto puedo vigilar a mis empleados?

Aquí hay algunos consejos que pueden ayudarlo a decidir qué es lo mejor para su negocio.

1. Uso de los activos electrónicos de la empresa

Dependiendo del estado, puede ser legal para una empresa privada monitorear el uso de los activos corporativos, ya sea una computadora, teléfono o correo electrónico.

La clave para mantener su monitoreo legalmente defendible es incluir una política de computadora y correo electrónico en su contrato. Debe indicar claramente que los empleados no tienen expectativas de privacidad al usar los recursos de la empresa.

Los empleados deben revisar el contrato y firmar un formulario de reconocimiento cuando son contratados por primera vez. Sin embargo, es una buena idea reenviar la política a los empleados anualmente para recordarles sus responsabilidades, así como notificarles de cualquier cambio en la política.

2. Monitoreo de ubicación para saber dónde están sus empleados.

Algunas empresas tienen una necesidad legítima de rastrear dónde y cómo se mueven los empleados a través de sus edificios. Los ejemplos incluyen un hospital que quiere mantener al personal innecesario fuera de las áreas de almacenamiento de farmacias o un fabricante que necesita restringir el acceso a salas limpias.

Las empresas pueden rastrear a los empleados mediante el uso de tarjetas de proximidad, cámaras y otros dispositivos. Cuando se utilizan cámaras, los dispositivos deben ser visibles y no deben colocarse en baños, vestuarios o vestíbulos. En algunos casos, las salas de descanso también pueden considerarse áreas donde los empleados tienen una expectativa razonable de privacidad.

Al igual que con el monitoreo electrónico, las cámaras y otros dispositivos de grabación deben ser revelados, las razones detrás de su instalación explicadas y reconocidas por escrito en las comunicaciones de los empleados.

Esto le evitará que hagan mal uso o estén perdiendo el tiempo en estas áreas.

3. Uso de las redes sociales

Es difícil si el acceso a las redes sociales durante las horas de trabajo es una fuente legítima de alivio del estrés o una gran pérdida de tiempo. De todos modos, es fundamental que su empresa publique una política de redes sociales que describa lo que está bien compartir sobre la empresa.

La Ley Nacional de Relaciones Laborales da a los empleados la libertad de discutir las condiciones del lugar de trabajo y el salario. Sin embargo, puede prohibir la divulgación de información patentada relacionada con operaciones comerciales, cifras de ventas y otros datos confidenciales.

Las empresas también pueden prohibir a los empleados hacer declaraciones en nombre de la organización, a menos que sea su trabajo hacerlo. En el caso de los profesionales de relaciones públicas y marketing, algunas empresas crean una política de redes sociales diferente específica para los trabajos de esas personas.

De igual forma podría prohibir el uso de redes sociales dentro del espacio de trabajo, algo que suele ser complejo de vigilar, pero es una buena opción.

¿Conviene cuidar a mis empleados?

Las ventajas del monitoreo de empleados pueden ser innumerables, si eres transparente sobre por qué lo estás haciendo.

Por ejemplo, los empleados pueden sentirse más seguros trabajando por la noche en un distrito de almacenes si saben que alguien está monitoreando el estacionamiento y las puertas exteriores. Aquellos en el campo pueden sentirse tranquilos al saber que un rastreador GPS alertará a la sede si no regresan a la base en un momento determinado.

Del mismo modo, si las observaciones se recopilan y utilizan para mejorar la productividad, reducir los cuellos de botella o capacitar a los nuevos empleados en técnicas buenas y malas, es probable que la percepción al monitoreo sea entendida por los empleados y aprobada.

¿Qué problemas lleva vigilar a mis empleados en mi negocio?

Los empleadores deben tener cuidado con la forma en que se recopila la inteligencia y cómo se utiliza. Si los empleados sienten que has usado los datos para trabajar más duro sin beneficiarlos, es probable que cosechen resentimiento y disminuyas la productividad.

También querrá evitar reacciones instintivas a la información recopilada del monitoreo o seguramente reducirá la cooperación o, lo que es peor, aumentará la rotación. Nadie trabaja bien si siente que está bajo vigilancia constante y opresiva.

Al igual que con todos los temas delicados, es vital comunicar cualquier actividad de monitoreo nueva, en expansión y existente a los empleados. Confíe en su gente lo suficiente como para explicar por qué es necesario cualquier monitoreo.

La mayoría de los empleados entenderán si aclara que los activos de misión crítica, como la sala de servidores, son monitoreados por cámaras y restringidos a solo unos pocos empleados.

Por el contrario, espere que su gente se resista si prohíbe el acceso a todos los sitios de redes sociales después de revisar un informe sobre sus hábitos mensuales de Internet.

Si su empresa ha crecido rápidamente y tiene agujeros en algunas o todas estas áreas, es hora de cerrar estas lagunas de políticas para proteger su negocio. Dado que la privacidad y el monitoreo de los empleados se rigen por las leyes federales y las diferentes leyes estatales, consulte a un especialista antes de implementar cualquier nueva política.

¿Qué hacer si un empleado se molesta que sea vigilado?

Lo ideal es que el empleado no vea mal el hecho de que ser vigilado, pero la mejor forma de implementarlo es después de un problema que se presentó, alguna pérdida o algún detalle que se salió del control y usted tomó esta opción como una ayuda a mejorar su negocio.

En este tipo de casos los empleados suelen entender el porqué se implementó y lo aceptan de mejor forma.

Pero lo ideal es que antes de contratar un empleado se notifique y se muestre que tiene este tipo de vigilancia en su negocio, así sería mucho más fácil para usted.

¿Cómo vigilo las ventas y los ingresos de dinero en mi negocio?

Una buena forma de hacer esto es como un sistema de punto de venta, el cual ayudará a registrar todo lo en su negocio, de esta forma podrá cuidar lo más importante en su negocio, que es el flujo de dinero.

Un punto de venta le dará mucha información que le ayudará al crecimiento y además podrá tener información muy útil para generar mejores márgenes de ganancias.

Este tipo de programas suelen acomodarse muy bien a varios negocios, pero aquí le dejo una recopilación de los mejores puntos de venta que yo considero para que los pueda usar gratis y probarlos, haga click aquí para verlos: