¿Cómo usar un punto de venta para mi negocio?

Su sistema de punto de venta (también conocido como POS) es posiblemente la herramienta más importante que tiene su tienda. Desde el registro de las ventas y la recepción de los pagos hasta el seguimiento del inventario y el almacenamiento de los perfiles de los clientes, el sistema de punto de venta adecuado puede mantener su negocio minorista funcionando como una máquina bien engrasada.

Pero, como ocurre con la mayoría de las herramientas, un sistema de punto de venta es tan bueno como la persona que lo utiliza. Por eso es importante que usted y su equipo conozcan los entresijos de su software punto de venta para poder sacarle el máximo partido.

Cada solución es diferente, por lo que no hay una forma correcta de responder a la pregunta de cómo utilizar los sistemas de punto de venta. Pero la mayoría de las soluciones modernas de hoy en día tienen funcionalidades generales similares que deberías conocer.

¿Cómo le pongo un punto de venta mi negocio?

Este post arrojará luz sobre algunas de esas características y ofrecerá consejos sobre cómo sacar el máximo partido a sus soluciones de punto de venta.

La función principal de un punto de venta es registrar las ventas, por lo que debe familiarizarse con la pantalla de venta del sistema. Cada solución es diferente, pero por lo general, su programa de estos le permitirá registrar las ventas siguiendo los siguientes pasos:

· Añadir artículos a la venta.- Este es el primer paso del proceso de pago. Dependiendo de cómo esté configurado su sistema, la adición de artículos puede hacerse mediante:

· Escaneando el código de barras del producto .- Buscándolo en la pantalla de venta (la mayoría de los programas de este tipo tienen una barra de búsqueda / funcionalidad de búsqueda de productos)

· Utilizando un acceso directo en la pantalla de venta ( por ejemplo, tiene «Teclas rápidas» para los artículos comprados con frecuencia),a  partir de ahí, puede ajustar las cantidades en función de las unidades que compre el comprador.

· Aplicar descuentos .- Si está realizando una venta o quiere aplicar descuentos a una partida o a toda la cesta, debería poder utilizar su POS para hacerlo. Si su sistema no tiene esta función, vea si le permite ajustar el precio del artículo manualmente.

· Registrar el pago .- Esta es la parte en la que usted cobra. Casi todos los sistemas de TPV tienen la capacidad de aceptar dinero en efectivo o tarjetas de crédito, por lo que el proceso de aceptar estos tipos de pago es bastante sencillo.

Dicho esto, otras soluciones le permiten ofrecer otras opciones de pago, como por ejemplo

· Tarjetas de regalo.- Si vende tarjetas de regalo, asegúrese de que están integradas en su punto de venta, para poder aceptarlas como forma de pago. Algunas soluciones de punto de venta tienen acuerdos con empresas de tarjetas de regalo, así que consulte con su proveedor para ver si puede conseguir un acuerdo.

· Sistema de Crédito.- Como su nombre indica claramente, «Ventas a Crédito» es un servicio que permite a los clientes llevarse a casa los artículos inmediatamente y luego pagarlos en cuotas o mensualidades.

· Sistema de Apartado.- es un servicio en el que se toma un depósito de tu cliente para un producto, se aparta ese producto y se deja que el cliente lo pague en una fecha posterior, puede dar pagos y cuando lo termine de pagar se lo entrega.

· Pagos Con Celular .- Dependiendo de su Punto de Venta y procesador de pagos, puede tener la capacidad de aceptar pagos con celular como Apple Pay, o los muchos que van saliendo. Consulte con sus proveedores de soluciones para obtener más información.

· Sistema de Lealtad .- Si tiene un programa de lealtad, también puede aceptar puntos de lealtad o recompensas como forma de pago.

· Añadir notas.- Por último, si necesitas añadir notas especiales a una venta (por ejemplo, si un cliente tiene una petición especial o el envío de un artículo a su dirección) puedes añadir esos detalles como una nota.

¿Qué tan difícil es usar un punto de venta?

El hardware va de la mano con su software de punto de venta, especialmente cuando se registran las ventas. Por eso debe seleccionar soluciones que funcionen bien con los procesos de su tienda.

Un negocio minorista móvil o una tienda pop-up tendrían requisitos de hardware muy diferentes en comparación con una gran tienda minorista que necesita más artículos para poder registras ventas y cuidar la mercancía.

Por lo tanto, tómese su tiempo para determinar la mejor solución de hardware para sus tiendas. Planifique sus procesos para registrar las ventas.

¿Una sola caja o varias cajas dentro de tu tienda?

Si tiene mucho espacio y un gran catálogo en su tienda, entonces una configuración de punto de venta completa con ordenador, escáner e impresora de recibos, sería una buena opción.

Por otro lado, si se trata de registrar las ventas sobre la marcha, la mejor opción sería un sistema más compacto, como un punto de venta en tablet.

Los tipos de pago también son un factor. Por ejemplo, si quieres aceptar pagos por celular y sin contacto, necesitas los terminales de tarjeta de crédito adecuados para ello.

Cuide de su inventario a través de el punto de venta

Sus ventas al por menor y su inventario están estrechamente relacionados, por lo que la gran mayoría de los sistemas de este tipo (especialmente los que funcionan en la nube) ofrecen funciones de gestión de inventario.

Los detalles variarán de un sistema a otro, pero en el nivel más básico, su POS debería permitirle configurar un catálogo de productos que enumere sus artículos, sus atributos y sus respectivas cantidades.

Para ello, suele ser necesario introducir los detalles de los productos manualmente en el sistema o importarlos mediante un archivo CSV, en cuyo caso tendrá que obtener una plantilla de su proveedor de TPV.

Controla todo en un solo lugar.

Otros sistemas de Puntos de Venta ofrecen funciones más avanzadas como:

· Gestión de inventario en varias tiendas .- Esto es fundamental si usted está manejando más de una tienda al por menor. Usted quiere que su sistema de gestión de inventario / POS tenga capacidades de control de existencias centralizadas para que pueda gestionar los productos de varias tiendas desde una sola plataforma.

Lo ideal es que su solución le permita transferir las existencias de una ubicación a otra, así como generar informes para cada tienda.

Es un dolor de cabeza gestionar las tiendas en sistemas separados, así que si tienes un negocio minorista con varios puntos de venta (o estás planeando ampliarlo) asegúrate de que puedes hacerlo todo desde una única solución.

· Gestión de inventario multicanal .- Lo mismo ocurre con los minoristas multicanal. Si vende tanto en línea como en la tienda, sus ventas y movimientos de existencias deben estar sincronizados en todos sus canales.

Esto le permite tener un control más estricto de su inventario, para saber exactamente qué tiene y dónde. Además, no correrá el riesgo de sobrevender un producto en línea. Desde el punto de vista de sus clientes, no hay nada peor que pedir algo en línea, sólo para saber que no está disponible en la tienda.

El control de existencias multicanal también le permite ofrecer servicios como el de compra en línea y recogida en tienda, de modo que sus compradores en línea puedan optar por pasar por su tienda para recoger sus pedidos de comercio electrónico. 

Recuentos de existencias – Realizar recuentos de inventario físico con regularidad es esencial para mantener el control de las existencias, por lo que es una buena ventaja contar con un sistema que incorpore funciones de recuento de existencias.

· Puntos de reorden .- Algunos sistemas de POS permiten establecer niveles de «stock de seguridad» o puntos de reorden, en los que se generan automáticamente pedidos de stock cuando un producto cae por debajo de los niveles preestablecidos.

¿Cómo hará una mejora con un punto de venta en mi negocio?

Con los compradores que esperan mayores niveles de personalización de los minoristas, las capacidades de gestión de clientes no son sólo «agradables de tener», sino que prácticamente están en juego. Por lo tanto, si su TPV actual no tiene funciones de CRM, considere la posibilidad de encontrar una solución que sí las tenga.

Estas son algunas de las características que debe buscar:

· Base de datos de clientes .- Lo ideal es que su sistema le permita crear perfiles de clientes que contengan su información de contacto y su historial de compras.

· Grupos de clientes .- También es esencial poder crear grupos o segmentos de clientes, ya que esto le permitirá crear fácilmente mensajes y promociones a medida. Por ejemplo, puedes crear un grupo de compradores VIP para cuando quieras enviarles ventajas exclusivas.

· Programa de fidelización .- Hablando de eso, ofrecer ventajas y recompensas es una forma probada de generar negocio repetitivo, así que cree un programa de fidelización si puede. Comprueba con tu POS si tiene ofertas de fidelización integradas. Si no es así, siempre puede optar por integraciones de terceros (más adelante se hablará de ello).

Podrás tener información de tu negocio de ventas y compras.

Los sistemas de POS modernos disponen de funciones de elaboración de informes que arrojan luz sobre sus métricas de ventas e inventario. De nuevo, cada sistema es diferente, por lo que querrá explorar su solución de punto de venta para ver qué tipos de informes están disponibles.

Lo ideal es tener a mano los siguientes:

· Inventario disponible .- Siempre querrá saber cuánta mercancía tiene en sus tiendas, así que si hay un informe que debería ejecutar regularmente, debería ser éste.

· Stock bajo .- Este informe le indica qué artículos se están agotando, para que pueda evitar la falta de existencias. Es mejor ejecutar este informe con regularidad para poder detectar patrones en torno a los artículos que siempre se están agotando.

· Informe sobre el rendimiento de los productos .- ¿A qué velocidad se venden los artículos? ¿Qué productos están ganando más dinero? Estas preguntas pueden responderse con el informe de rendimiento de los productos. Lo ideal es que este informe le indique la cantidad de mercancía que ha vendido en un periodo de tiempo determinado, así como un resumen de los artículos vendidos por mes o por semana. Utilice el informe de rendimiento de los productos para determinar en qué artículos vale la pena invertir y cuáles no deben volver a pedirse.

· Resumen de ventas .- Este informe le da una visión general de sus ventas para un período de tiempo determinado. Su informe de ventas también debe mostrar el coste de los productos vendidos, el beneficio bruto, los márgenes y los impuestos, para que pueda tener una mejor idea de cuánto dinero está realmente volviendo a su negocio.

· Informe de ventas por producto y tipo de producto .- Este tipo de informe facilita la identificación de los productos que mejor (y peor) se venden, para que pueda determinar el curso de acción correcto. Si un producto en particular se está vendiendo bien, por ejemplo, podría considerar pedir más de él. Por otro lado, si un producto no se está vendiendo bien, es mejor saberlo cuanto antes para poder realizar promociones antes de que termine la temporada.

· Informe de ventas por cliente o grupo de clientes .- Es una buena idea generar informes de «ventas por cliente» o «ventas por grupo de clientes». Esto le permitirá identificar a sus clientes VIP, así como a aquellos que no se comprometen del todo con su marca, para que pueda adaptar su marketing y sus comunicaciones en consecuencia.

Cuida y actualiza tu inventario de una forma remota.

Si utiliza un sistema de Punto de Venta basado en la nube, puede ampliar sus capacidades mediante integraciones. Esto significa que puede conectar su POS a otra plataforma (por ejemplo, su software de contabilidad, procesador de pagos, plataforma de comercio electrónico, etc.) para que los datos fluyan sin problemas de un sistema a otro.

Por ejemplo, si integra su software de contabilidad con su POS, ambos sistemas deberían poder «hablar» entre sí y sincronizar la información de ventas e impuestos. O, si conecta su punto de venta con su carro de la compra online, los sistemas deben sincronizar sus datos de ventas e inventario para que pueda gestionar sus existencias en ambos canales de venta.

Aquí tengo una vuena selección de muy buenos puntos de venta

Los cuales podrá descargar GRATIS y podrá ocuparlos para que vea qué le conviene más, antes de comprar algo y además pueda valorar si esto es para su negocio.